Chatbot y automatización para gimnasios, boxes y estudios · España
Detectamos al cliente que se va antes de que se vaya y recuperamos el dinero que ya se está escapando, con un recepcionista virtual por WhatsApp que gestiona reservas y listas de espera, impagos, clientes en riesgo de baja y antiguos clientes que podrían volver.
Automagym es un chatbot de WhatsApp y un paquete de automatizaciones para gimnasios, boxes, estudios y centros deportivos de 1 a 3 sedes en España, sea cual sea su tamaño: reserva clases, gestiona listas de espera, recupera recibos devueltos, avisa cuando un cliente lleva semanas sin aparecer y reactiva antiguos clientes, integrado con el software de gestión que ya usa el centro.
*Ver los supuestos de la calculadora más abajo. Con una cuota media de 45 € y una permanencia media de 9 meses, evitar una sola baja al mes ya cubre de sobra la cuota mensual del servicio.
Antes de automatizar nada, escuchamos esto en prácticamente todos los centros de 1 a 3 sedes, tengan 40 clientes o 2.000:
El churn en centros deportivos españoles ronda el 3-5 % mensual y buena parte es evitable si se detecta la caída de asistencia a tiempo. Nadie mira los registros de acceso cliente por cliente.
Reservas y listas de espera gestionadas a mano o en una app que el cliente no se instala.
El impago no gestionado se convierte en baja por inercia en 30-60 días.
Las consultas de precios y horarios llegan fuera de horario; si no se contestan en menos de una hora, el interesado se apunta en el centro de al lado.
Base fría, sin campañas, sin segmentación, sin un motivo concreto para volver.
Ocupación por franja y por monitor: nadie la mide, y las decisiones de horario se toman por intuición.
Qué automatizamos
Una primera llamada de 20 minutos sobre tu operativa actual. Después automatizamos, por orden de retorno:
| Tarea | Sin automatizar | Con Automagym |
|---|---|---|
| Reservar una clase | Grupo de WhatsApp o app que nadie instala | WhatsApp, 24/7, con las plazas reales |
| Plaza cancelada | Se queda vacía | Reofertada por orden a la lista de espera |
| Recibo devuelto | Lo persigues tú, si te acuerdas | Secuencia automática con enlace de pago |
| Cliente que deja de venir | Te enteras cuando pide la baja | Aviso al día 10 y mensaje personalizado |
| Consulta a las 22:30 | Se contesta mañana, si llega | Contestada al momento |
| Antiguo cliente de hace un año | Se queda en la base de datos | Campaña con motivo concreto de vuelta |
| Módulos que se montan después, sobre la misma instancia | ||
| Ingresos y ocupación por clase | Un Excel que nadie actualiza | Un panel con lo facturado, lo cobrado y la ocupación por franja Ver el panel |
| Seguimiento de objetivos | Check-ins sueltos por WhatsApp, si hay tiempo | Registrados y visibles desde la ficha del cliente En camino |
| Bonos y tarifas familiares | Control manual de sesiones consumidas | Gestión de bonos, packs y tarifas familiares En camino |
| Reservas de pista o sala | Cuaderno o grupo aparte | Sobre el mismo flujo de reserva por WhatsApp En camino |
| Cualquier otro proceso tuyo | Se queda en el «algún día lo miramos» | Lo desarrollamos a medida sobre tu instancia A petición |
Consulta la disponibilidad real y reserva, cambia o cancela. Sin app, sin registro, 24/7. Aplica límite de reservas, antelación mínima, bonos y penalización por no-show.
«Hola Marta 👋 Quedan 3 plazas en el WOD de las 19:30 de mañana. ¿Te la guardo? Responde SÍ.»
Cuando alguien cancela, la plaza se reoferta en orden al primero de la lista, con caducidad de respuesta y salto automático al siguiente.
«Se ha liberado una plaza en Pilates Reformer de las 10:00. Tienes 10 minutos para confirmarla: responde QUIERO.»
Aviso previo al cargo de la cuota, detección del recibo devuelto y secuencia de recuperación con enlace de pago. Es el módulo que más euros mueve y el que menos centros tienen.
«Hola Javi, tu recibo de marzo (45 €) ha sido devuelto por el banco. Puedes regularizarlo aquí en 30 segundos: [enlace].»
Cruza los registros de acceso: si un cliente baja de su frecuencia habitual o lleva días sin aparecer, se dispara un mensaje personalizado y un aviso al equipo. El corazón del producto.
«Ana, hace 12 días que no te vemos por aquí 😅 ¿Te va mejor el turno de mañana? Tenemos sitio a las 7:00 y a las 9:30.»
Alta guiada por WhatsApp con mandato SEPA y consentimientos RGPD, onboarding de los primeros 30 días y baja gestionada (nunca perdida): se ofrece congelación, cambio de tarifa o pausa antes de dar la baja.
«¿Qué tal la primera semana? Si aún no sabes qué clase te encaja, dime tu horario y te propongo dos.»
Segmenta la base fría por motivo y antigüedad de la baja y lanza campañas con un motivo concreto: horario nuevo, cambio de monitor, condición de vuelta sin matrícula.
«Dejaste el centro en octubre por el horario. Desde enero abrimos a las 6:30. Si vuelves este mes, te quitamos la matrícula.»
Trabajamos sobre el gestor que ya usas (Wodbuster, Aimharder, Trainingym, Virtuagym, Glofox, Bsport, Deporwin, Provisport, Mindbody, Playtomic, Matchpoint) vía API cuando existe y por sincronización cuando no.
«No todos los programas dan el mismo acceso ni en todas sus versiones. En la auditoría comprobamos tu caso concreto y te decimos qué se puede automatizar antes de comprometer nada.»
¿Tu cuello de botella es otro? Lo miramos y lo automatizamos igual.
Cuéntanos tu casoCómo funciona
Sin proyectos de seis meses. Implantamos, medimos y ajustamos con datos de tu propio centro.
Llamada de 20 min + revisión de clientes activos, churn, impagos, ocupación por franja y leads sin atender. Sale un documento con la fuga estimada en euros. Gratuita, aunque no se siga.
Reservas, listas de espera y recordatorios de pago funcionando sobre tu gestor actual. El equipo recibe formación de 45 minutos.
Bajas evitadas, recibos recuperados, plazas cubiertas y altas nuevas, en euros.
Calculadora de fuga anual
Ajusta los controles con los datos de tu centro, ya sea un gimnasio, un box o un estudio pequeño. El ingreso es recurrente, así que todo se valora en valor de vida del cliente (LTV): clientes recuperados × cuota media × permanencia media. Es el mismo cálculo que hacemos en la auditoría, solo que allí con tus cifras reales.
Ingresos y ocupación
El dinero de un centro entra por sitios distintos (domiciliación, datáfono, bonos sueltos) y la ocupación de cada clase casi nunca se mide. Unificamos ambas cosas en un solo sitio y lo dejamos actualizado solo.
Es uno de los módulos que se montan sobre tu instancia una vez implantado el bot.
| Mes | Facturado |
|---|
La clase que más ingresa no siempre es la que mejor aprovecha la sala.
| Clase | Franja | Ocupación | Ingreso imputado |
|---|
Unificado desde domiciliación · datáfono · bonos sueltos
Panel de ejemplo con datos ilustrativos de un centro de 2 sedes. Los nombres son ficticios.
Precio
Uno contesta a todo el que te escribe. El otro, además, reserva, cobra y frena las bajas. Verás los dos precios antes de hablar con nosotros: no hay coste por cliente y la auditoría previa no se cobra ni aunque no sigas adelante. El compromiso inicial es de tres meses, el tiempo que tarda el asistente en estar afinado con los mensajes reales de tu centro. A partir del cuarto mes lo dejas cuando quieras avisando con 30 días.
Empieza por aquí
Recepción 24/7
Para el centro que todavía no automatiza nada y lo que pierde son las consultas que entran a las 23:40 y se contestan al día siguiente. Cuando se contestan.
Puesta en marcha
Pago único · contestando en 5 días
397 €
Cuota
3 meses mínimos · después lo dejas avisando con 30 días
99 €/mes
Qué hace
Qué no hace
Si dentro de los 6 primeros meses te pasas al plan completo, los 397 € se te descuentan íntegros de la implantación. El escalón no se paga dos veces.
Con la cuota media de 45 € y la permanencia de 9 meses que usamos en la calculadora, un cliente nuevo vale unos 405 €. Cuatro al año de los que hoy escriben y no reciben respuesta pagan el plan entero.
Quiero Recepción 24/7El que recupera dinero
Automatización completa
Para el centro que ya tiene clientes y los está perdiendo: bajas que no vio venir, recibos devueltos que nadie persigue y plazas canceladas que se quedan vacías.
Implantación
Pago único al empezar
1.490 €
Mantenimiento
3 meses mínimos · después lo dejas avisando con 30 días
197 €/mes
Los 1.490 € incluyen
Los 197 €/mes cubren
Los módulos nuevos (seguimiento de objetivos, bonos, reservas de pista) se presupuestan aparte y se montan sobre tu instancia, sin volver a pagar implantación.
Pedir la auditoría gratuitaPorque hay tres cosas distintas y suelen venderse con el mismo nombre. Un chatbot de 60 €/mes que te configuras tú puede bastarte; lo que cambia es quién lo monta, de dónde saca las respuestas y hasta dónde llega:
| Chatbot autoservicio | Recepción 24/7 | Automatización completa | |
|---|---|---|---|
| Quién lo configura | Tú, en tus ratos | Nosotros, en 5 días | Nosotros, en dos semanas, con tus normas |
| De dónde saca las respuestas | De lo que le pegues | De tu web y tus precios, revisados uno a uno | Además, del estado real de tu gestor |
| Contestar a las 23:40 | Con el guion que te montes | Sí, y te pasa el contacto | Sí |
| Reserva de clases | No: responde, no reserva | No: avisa a tu equipo | Sí, en WhatsApp, sin instalar nada |
| Cliente en riesgo de baja | No existe | No | Aviso proactivo + mensaje automático |
| Recibos devueltos | No | No | Secuencia de recuperación con enlace de pago |
| Antes de contratar | Prueba gratis y suerte | Auditoría gratuita | Auditoría gratuita con tus números |
| Lo que cuesta | ~60 €/mes | 397 € + 99 €/mes | 1.490 € + 197 €/mes |
Ese pago único deja montada tu instancia en un servidor preparado. El bot de reservas y cobros es el primer módulo, no el único: sobre esa misma base se van añadiendo después el panel de ingresos, el seguimiento de objetivos y los informes, sin volver a levantar la infraestructura desde cero.
Aparte va la infraestructura en la nube, que contratas a tu nombre y pagas directamente al proveedor: con el uso normal de un centro, unos pocos euros al mes. Nosotros la configuramos y la mantenemos, pero no te la facturamos ni le metemos margen.
Con una cuota media de 45 € y una permanencia media de 9 meses, un cliente retenido vale unos 405 €. Evitar una sola baja al mes ya cubre de sobra los 197 €/mes de mantenimiento.
Cuándo NO nos necesitas. Si tienes menos de 40 clientes, si tu gestor ya reserva bien por app y tu churn está por debajo del 2 % mensual, el plan completo no te compensa: no hace falta ser un gimnasio grande (un box o un estudio pequeño con cuota recurrente encajan igual), pero por debajo de ese volumen el ahorro no cubre la cuota. Y si lo único que quieres es que alguien conteste horarios fuera de hora, no te vendemos el completo: te vendemos Recepción 24/7 y ya está. Por debajo de unas 15 conversaciones nuevas al mes, tampoco ese: contéstalas tú. Y si prefieres montar tú mismo un agente de IA para tu web, con una cuota fija al mes y sin implantación, tienes MBAgente, la plataforma de autoservicio de MB Soluciones. Te lo decimos ahora y te lo diremos en la auditoría.
Qué esperar
Clientes reales, presentados de forma anónima. Estos casos corresponden a centros que trabajan con nosotros; a petición suya, los resumimos sin identificar el centro ni al profesional. Podemos compartir detalles verificables en la llamada de auditoría.
«La lista de espera se llena sola. Antes perdíamos plazas canceladas a última hora casi todos los días.»
«Detectamos las bajas al día 10, no cuando llega el recibo devuelto. Eso solo ya cambió la conversación con los clientes.»
«Reservan por WhatsApp sin que nadie tenga que instalarse nada. Antes lo hacíamos a mano por un grupo.»
«Los recibos devueltos se recuperan el mismo mes en la mayoría de los casos, sin que nadie tenga que llamar uno a uno.»
«Las reprogramaciones ya no son una cadena de mensajes: el cliente cambia su sesión solo, dentro de mis normas.»
«La campaña de antiguos clientes con un motivo concreto trajo de vuelta a gente que llevaba más de un año fuera.»
«Integraron con nuestro gestor en cuatro días sin tocar el histórico de reservas de pista.»
Dudas frecuentes
Lo que nos preguntan siempre los dueños de centros deportivos antes de la primera llamada.
Auditoría gratuita
Recepción 24/7 desde 397 € y 99 €/mes; automatización completa desde 1.490 € y 197 €/mes. Si el retorno estimado no supera el coste, te lo decimos en la primera llamada.